PERENCANAAN DAN PENGELOLAAN

KOMUNIKASI

 

PENDAHULUAN

Komunikasi adalah suatu ketrampilan penting yang dibutuhkan dalam manajemen.  Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas pertukaran ide atau gagasan.  Secara sederhana, kegiatan komunikasi dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan/ ide dari satu pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide yang dipertukarkan tersebut.

Dalam sejarahnya, ilmu komunikasi dikembangkan oleh ilmuwan dari berbagai disiplin ilmu. Sehingga para ilmuwan tersebut mendifinisikan komunikasi menurut sudut pandang mereka masing-masing. Sarah Trenholm dan Arthur Jensen dalam Wiryanto (2004) mendifinisikan komunikasi adalah suatu proses dimana sumber mentransmisikan pesan kepada penerima melalui beragam saluran. Sedangkan menurut Hoveland dalam Wiryanto (2004) komunikasi adalah proses dimana individu mentransmisikan stimulus untuk mengubah perilaku individu yang lain.

Gode dalam Wiryanto (2004) memberi pengertian mengenai komunikasi adalah suatu proses yang membuat kebersamaan bagi dua atau lebih yang semula monopoli oleh satu atau beberapa orang. Raymon S. Ross dalam Wiryanto (2004) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses menyortir, memilih, dan mengirimkan simbol-simbol sedemikian rupa sehingga membantu pendengar membangkitkan makna atau respons dari pikirannya yang serupa dengan yang dimaksudkan oleh komunikator.

Komunikasi atau communications dalam bahasa Inggris, menurut Mulyana (2003), berasal dari kata Latin communis yang berarti ”sama”, communico, communicatio, atau communicare yang berarti ”membuat sama” (to make common). Istilah pertama (communis) adalah istilah yang paling sering disebut sebagai asal usul kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata Latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama. Akan tetapi definisi-definisi kontemporer menyarankan bahwa komunikasi merujuk pada cara berbagai hal-hal tersebut, seperti dalam kalimat ”Kita berbagi pikiran”, ”Kita mendiskusikan makna”, dan ”Kita mengirimkan pesan”.

Tujuan komunikasi adalah tujuan yang menyangkut upaya untuk mengubah perilaku sasaran setelah kegiatan komunikasi dilakukan. Rumusan tujuan harus memuat: khalayak sasaran, cakupan jumlah sasaran, dan perubahan perilaku yang diinginkan. Rencana operasional adalah uraian secara konsepsional mengenai sumber daya-sumber daya yang diperlukan dalam penyelenggaraan suatu program atau proyek.

Menurut Nirwana (2006) efektivitas komunikasi melingkupi tahap yang terdiri dari identifikasi khalayak sasaran, penentuan tujuan komunikasi, perancangan pesan, pemilihan saluran komunikasi, penetapan anggaran komunikasi, dan penentuan bauran komunikasi, serta mengukur hasil komunikasi.

PERENCANAAN KOMUNIKASI

Perencanaan adalah pernyataan tertulis mengenai segala sesuatu yang akan atau yang harus dilakukan. Sifat perencanaan selalu berorientasi ke masa yang akan datang (future oriented). Perencanaan komunikasi adalah pernyataan tertulis mengenai serangkaian tindakan tentang bagaimana suatu kegiatan komunikasi akan atau harus dilakukan agar mencapai perubahan perilaku sesuai dengan yang kita inginkan.

Bidang pekerjaan perencanaan merupakan salah satu fungsi pekerjaan manajerial. Oleh karena itu, tingkatannya pun sama dengan tingkatan yang ada pada suatu manajemen, yakni perencanaan strategik, perencanaan taktik, dan perencanaan teknik. Selain itu, tingkatan perencanaan bisa dilihat berdasarkan ruang lingkup jangkauan pembuatan kebijaksanaan. Berdasarkan hal itu, perencanaan komunikasi dapat diklasifikasikan ke dalam: National Policy-making Level, dan Cross-Ministerial Planning Level, dan Institusional Level Planning yang meliputi: managerial-policy level, supervisory-strategy level, dan project-operational level.

Perencanaan Komunikasi merupakan hal mendasar yang diperlukan dalam suatu kegiatan komunikasi sosial, utamanya untuk memperkenalkan atau memasarkan produk. Setelah memahami proses perencanaan dan elemen-elemen komunikasi dalam suatu organisasi, dapat ditemukan beberapa hal yang dapat merupakan masalah dalam perencanaan komunikasi. Menurut Wahyudi (2010) sebuah perencanaan komunikasi harus cermat dan tepat dalam menentukan siapa berbicara apa pada siapa melalui apa.

Tahapan perencanaan komunikasi pada dasarnya terdiri dari: (1) tahap identifikasi masalah komunikasi, (2) tahap perumusan tujuan komunikasi, (3) tahap penetapan rencana strategik, (4) tahap penetapan rencana operasional, (5) tahap penyusunan rencana evaluasi, dan (6) tahap merencanakan rekomendasi. Tahapan-tahapan tersebut harus dilakukan satu persatu secara berurutan, tidak boleh meloncat-loncat.

Dalam tahap identifikasi masalah perlu dilakukan pengumpulan data/fakta/informasi mengenai kondisi khalayak sebagai bahan untuk melakukan analisis khalayak. Perumusan masalah harus berdasarkan pada felt needs dan real needs yang dimiliki oleh khalayak sasaran.

Dalam penjabaran lebih luas, tahapan dalam proses komunikasi dapat disusun sebagai berikut:

1.      Formulasi misi lembaga: pernyataan umum tentang tujuan, filosofi dan alasan berdirinya/keberadaan lembaga yang bersangkutan.

2.      Melakukan analisis terhadap kondisi dan kemampuan internal lembaga (:evaluasi diri).

3.      Melakukan analisis/penilaian terhadap lingkungan eksternal lembaga, yang meliputi para kompetitor dan faktor-faktor eksternal lainnya.

4.      Mengidentifikasi opsi-opsi alternatif, dengan mempertimbangkan existing resources dan lingkungan eksternalnya.

5.      Menganalisa dan menyusun prioritas opsi-opsi tersebut dengan mengacu pada visi/misi lembaga dan mempertimbangkan efektifitas dan efisiensinya dalam mencapai tujuan.

6.      Memilih/merumuskan serangkaian tujuan jangka panjang dan grand strategy yang akan diwujudkan melalui pilihan atau opsi terpilih.

7.      Menyusun tujuan tahunan dan strategi jangka pendek yang sejalan/sesuai dengan tujuan jangka panjang dan grand strategies yang dipilih.

8.      Implementasi opsi-opsi strategis dengan cara alokasi sumber keuangan, sesuai dengan tugas, orang, struktur teknologi dan sistem reward..

9.      Mengevaluasi keberhasilan/kegagalan proses-proses strategis sebagai masukan bagi pembuatan keputusan berikutnya.

Sedangkan elemen utama dalam perencanaan komunikasi terdapat empat macam, yaitu :

1.      Tujuan (Objective). Kondisi masa depan yang akan dicapai

2.      Aksi (Action). Serangkaian kegiatan yang yang dilakukan untuk mencapai tujuan.

3.      Sumber Daya (Resouces). Hal-hal yang dibutuhkan dalam melaksakan aksi.

4.      Pelaksanaan (Implementation). Tata cara dan arah pelaksanaan kegiatan.

Pada proses perencanaan tersebut, dampak ataupun akibat yang dihasilkan sangat bergantung pada ke-empat elemen perencanaan. Dalam proses perencanaan tersebut, peran komunikasi merupakan ketrampilan penting yang harus dimiliki oleh para manager. Karenanya dapat dikatakan pula bahwa perencanaan komunikasi meliputi fungsi-fungsi manajemen , yaitu :

1.      Merencanakan (Planning).

2.      Mengadakan (Organizing).

3.      Mengutamakan (Leading).

4.      Mengawasi (Controlling).

Untuk menunjang keberhasilan perencanaan komunikasi, maka perlu dipahami elemen-elemen yang terdapat dalam komunikasi antara lain:

  1. Komunikator : orang yang menyampaikan pesan. Menurut Aristoteles dalam Wahyudi (2010) Seorang komunikator harus memiliki ethos sebagai berikut: good sense yaitu pikiran baik, good moral character yaitu moral baik, serta good will yaitu maksud yang baik.
  2. Pesan : ide atau informasi yang disampaikan
  3. Media : sarana komunikasi
  4. Komunikan : audience, pihak yang menerima pesan
  5. Umpan Balik : respon dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya.

Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/ide (encoding) yang merupakan hasil pengolahan ide (stimulus) berdasarkan kesan (perception) dan penerjemahan (interpretation) si penyampai ; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada media (transmission through a channel) dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan (feedback).

Dari skema proses komunikasi diatas, untuk menunjang keberhasilan perencanaan komunikasi dapat dilihat Kesan (Perception) sebagai inti komunikasi. Kesan adalah nuansa rasa manusia kepada obyek tertentu. Kita terkesan, karena ada sesuatu yang menarik dari obyek tersebut. Obyek tersebut bisa berupa barang atau orang. Kita bisa terkesan kepada orang karena bermacam-macam; bisa karena wajah cantiknya, tampan, berkumis; bisa karena kata-katanya, karena janjinya, dan sebagainya. Membuat kesan yang baik, berarti kita harus berbuat dan bersikap tertentu yang membuat agar orang lain tertarik. Dapat dikatakan bahwa kesan/persepsi merupakan inti komunikasi.

Wahyudi (2010) menyebutkan faktor-faktor yang mempengaruhi persepsi komunikate adalah prior ethos yaitu membentuk gambaran tentang komunikator melalui pengalaman langsung atau pengalaman wakilan, dan intrinsic ethos yaitu membentuk gambaran tentang komunikator melalui topik yang dipilih, cara penyampaian, tehnik pengembangan pokok bahasan dan bahasa yang digunakan.

Menurut Rudolp F.Verdeber dalam buku, Communicate, 1978, kesan atau persepsi dapat didefinikan sebagai interpretasi bermakna atas sensasi sebagai representatif obyek eksternal. Proses menafsirkan informasi Indrawi. Jika persepsi kita tidak akurat kita tidak munglkin bisa berkomunikasi secara efektif .

PARADIGMA PERENCANAAN

Paradigma dapat didefinisikan sebagai cara pandang terhadap sesuatu dengan tata cara tertentu. Perkembangan paradigma dalam perencanaan komunikasi meliputi:

1.      Basic financial planning: mencari/mengembangkan kontroloperasional yang lebih baik melalui budgeting yang sesuai.

2.      Forecast-based planning: mencari/mengembangkan model perencanaan yang lebih baik bagi pertumbuhan dengan cara mencoba memprediksi setelah satu tahun ke depan.

3.      Externally oriented planning: senantiasa meningkatkan derajad responsiveness terhadap perubahan pasar dan competitor dengan cara berfikir strategis.

4.      Strategic management: mengembangkan model pengelolaan terhadap resources yang ada untuk mendapatkan keuntungan yang kompetitif, sekaligus membuka peluang untuk masa selanjutnya.

Paradigma tersebut terus menerus mengalami perubahan, terdapat beberapa hal yang menuntut adanya perubahan paradigma tersebut antara lain adalah:

1.      Kompleksitas kebutuhan dan keinginan stake-holder, serta perubahan kebutuhan konsumen/user yang berkembang dengan pesat.

2.      Persaingan yang semakin ketat di antara para competitor.

3.      Munculnya kesadaran bahwa konsumen/klien dan para user yang lain merupakan bagian yang tak terpisahkan dengan eksistensi lembaga/institusi yang bersangkutan.

MASALAH PERENCANAAN KOMUNIKASI

Dalam berkomunikasi, kita pasti memiliki persepsi tertentu pada pendengar begitu pula sebaliknya. Kekeliruan yang sering terjadi dalam berkomunikasi adalah ketika seseorang menyampaikan informasi dengan ukurannya sendiri. Ini harus dihindarkan karena komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Ahli komunikasi berpesan jika akan berhasil, maka rumusan kunci yang harus dipegang adalah “Know your audience!”

Berkomunikasi ataupun mengkomunikasikan sesuatu tidaklah mudah, beberapa hal yang harus dikaji seksama dalam perencanaan komunikasi antara lain adalah sebagai berikut :

  1. Analisa khalayak, merupakan tahap awal yang sangat menentukan arah dan tujuan perencanaan. Tahap ini menganalisi segmen masyarakat sasaran yang kita hadapi dari segi sosiodemografis (pendidikan, usia, jenis kelamin, etnis, kepercayaan, bahasa, pekerjaan) dan juga dari segi psikografis (aspirasi, kesenangan, dan kebiasaan kebiasaan). Pemahaman komprehensif mengenai tatanan masyarakat ini diperlukan untuk menentukan khalayak sasaran dan format kegiatan yang sesuai dengan keinginan komunikator dan kebutuhan khalayak sasaran.
  2. Perumusan tujuan. Tahap ini untuk menentukan apa yang ingin dicapai dengan program-program yang dilakukan .
  3. Pemilihan Media. Langkah pemilihan media sebagai saluran pesan memerlukan kecermatan, dengan mempertimbangkan kelemahan dan keunggulan sifat masing-masing media. Setidaknya diperlukan media yang dapat di akses oleh masyarakat sasaran.
  4. Rancangan Pesan. Diperlukan upaya terus-menerus dalam meningkatkan ketrampilan komunikator agar senantiasa mengetahui perkembangan dan wacana masyarakat. Selain bobot materi yang harus diperhatikan, juga kesesuaian pola pikir masyarakat sasaran yang dihadapi, termasuk kesesuaian media yang digunakan. Peran kreatifitas komunikator menjadi hal utama.
  5. Produksi dan distribusi media. Produksi media berkaitan dengan kemasan pesan. Karena itu unsur estetika sangat berperan untuk menarik perhatian masyarakat. Demikian juga dengan distribusi pesan, dimana pemilihan waktu yang tepat menjadi kunci keberhasilan distribusi.
  6. Evaluasi. Tahap ini melihat bagaimana program berjalan sesuai dengan tujuan, sejauh mana program yang dirancang telah tercapai, faktor-faktor pendukung dan penghambat selama program berjalan.

Secara umum, masalah yang harus diperhatikan dalam perencanaan komunikasi sebagaimana tersebut di atas dapat dikategorikan sebagai berikut:

  1. Objective (Tujuan). Meliputi perumusan tujuan.
  2. Action. Meliputi analisis khalayak.
  3. Resources. Meliputi rancangan pesan, dan kualitas komunikator.
  4. Implementation. Meliputi pemilihan media, dan produksi dan distribusi media.
  5. Performance Outcome. Meliputi evaluasi.

 

DAFTAR RUJUKAN

Anonymous. 2010. Negosiasi. (Online), (http://www.massofa.wordpress.com/2008/04/16/tahapan-dalam-perencanaan-komunikasi/. Diakses 25 Nopember 2010)

Erna, A. 2007. Perencanaan Komunikasi dan Masalahnya. (Online), (http://www.awandaerna.multiply.com/journal/item/3/PERENCANAAN_KOMUNIKASI_DAN_MASALAHNYA. Diakses 25 Nopember 2010)

Mulyana, D. 2003. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya

Nirwana. 2006. Service Marketing Strategy. Malang: DIOMA.

Santoso, E. & Setiansah, M. 2010. Teori Komunikasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sendjaja, S. D. 1999. Pengantar Komunikasi. Jakarta: Universitas Terbuka.

Universitas Negeri Malang. 2000. Pedoman Penulisan Karya Ilmiah (PPKI). Malang: Universitas Negeri Malang.

Wahyudi, R. O. B. 2010. Modul Perencanaan dan Pengelolaan Komunikasi. Surabaya: Program Pasca Sarjana Magister Ilmu Komunikasi Universitas Dr. Soetomo

Wiryanto. 2004. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia.